船代信息管理系統(tǒng)
船舶代理是指船舶代理機構或代理人接受船舶所有人、船舶經(jīng)營人、承租人或貨主 的委托，在授權范圍內(nèi)代表委托人辦理與在港船舶有關的業(yè)務、提供有關的服務或完成 與在港船舶有關的其他經(jīng)濟法律行為的代理行為。而接受委托人的授權，代表委托人辦 理與在港船舶有關的業(yè)務和服務，并進行與在港船舶有關的其他經(jīng)濟法律行為的法人和 公民，則是船舶代理人。
由于船舶代理業(yè)務的內(nèi)容非常廣泛，作業(yè)流程復雜，涉及繁多的單證、報表，借助 船代信息管理系統(tǒng)不僅可以提高工作效率，而且還能夠避免出現(xiàn)錯誤及不必要的損失。 下面以深圳泛華訊電腦技術有限公司的產(chǎn)品——船舶代理管理信息系統(tǒng)介紹一下該系統(tǒng) 的主要功能。
船舶代理管理信息系統(tǒng)主要包括六個子系統(tǒng)及必不可少的財務系統(tǒng)接口，其中六個 子業(yè)務系統(tǒng)分別為船務信息管理系統(tǒng)、航次信息管理系統(tǒng)、出口單證系統(tǒng)、出口運費系 統(tǒng)、進口單證系統(tǒng)、集裝箱管理統(tǒng)。
(1)船務信息管理系統(tǒng)。
船務管理是船舶代理業(yè)務的核心業(yè)務。
船務管理作業(yè)流程：
船務信息管理系統(tǒng)是對船舶的進出口申報、船舶委托方、船舶裝卸貨、船舶的各種 動態(tài)、船舶基礎資料及有關船舶的各種數(shù)據(jù)進行管理的綜合信息管理系統(tǒng)。在實務操作 中船務管理業(yè)務的作業(yè)流程如圖所示。
1)船舶資料管理及委托方管理。
①登記、管理委托方基本信息、資料；
②登記、管理船舶規(guī)范、船舶基本資料；
③登記預抵船舶的船名、航次、船舶所載貨物信息、船 舶委托方。
2)委托確認。
對委托單位的船務委托信息進行確認，可采用G-mail 和Fax兩種方式來做委托確認單Q
3)船舶計劃調(diào)度。
登記需靠泊的船舶資料，如船舶基本航次信息、船員資 料、備用金額等，并實時調(diào)度其當前船舶狀態(tài)（預抵、錨 地、靠泊、離港）。
4)制作到港申報單。
制作到港申報單包括兩種情況：
①根據(jù)靠泊船舶資料生成各種申報單據(jù)，如進出口申請書、貨物申報單、船員申報 單、船用物品申報單、危險品申報單等。
②向委托方生成并發(fā)送通知單，如到港電、靠泊電、船舶通知書等。
5)船舶報表。
船舶報表有以下兩種：
①船舶動態(tài)表：根據(jù)當前船舶狀態(tài)，按照錨地、靠泊等狀態(tài)生成在港船舶動態(tài)報表。
②裝卸貨通知單：根據(jù)船名、航次向委托方發(fā)送裝卸貨通知單，辦理相關手續(xù)及 作業(yè)。
(2)航次結(jié)算系統(tǒng)。
航次結(jié)算系統(tǒng)是船舶代理企業(yè)進行船舶往來費用分配、船舶費用輸入、船舶代理費 和雜費制作、船舶使用費結(jié)賬及賬單打印和相關查詢的管理信息子系統(tǒng)，主要功能包括 以下兩點。
①船期模塊。將船務系統(tǒng)有關船名、航次數(shù)據(jù)引人到本系統(tǒng)，并可以修改相關數(shù)據(jù)， 這些數(shù)據(jù)是制作各種賬單的主要依據(jù)。
②結(jié)算模塊。針對航次結(jié)算業(yè)務，進行各種錄入使用費用、制作憑證、制作賬單等 操作，包括按船名、航次錄費用，按收費方錄費用，批費用匯總打印，制作憑證，制作 代理費賬單，制作雜費賬單，制作航次賬單，航次賬單管理，預收船舶備用金錄人，港 口使用費用估算等。
(3)出口單證系統(tǒng)。
出口單證系統(tǒng)是用于處理海運代理出口單證業(yè)務的軟件系統(tǒng)，對海運代理業(yè)務中可能發(fā)生的各種出口單證業(yè)務情況進行處理。出口單證的主要功能模塊如下。
①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內(nèi)容進行數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。該模塊對船代碼、離港時間等數(shù)據(jù)進行校驗，并支持多承運人的海運操作
模式。
②單證模塊。用戶可以針對業(yè)務進行各種單證操作，包括對委托單的操作，瀏覽訂 艙數(shù)據(jù)，進行整箱或拼箱操作，按提單號錄入海運費用，按船名、航次將某票提單退關 或轉(zhuǎn)儲，將兩個船名、航次間的提單相互轉(zhuǎn)換重新配載，錄人某船名、航次的中轉(zhuǎn)信息， 編輯、打印和管理電放提單信息，導入EDI報文，導入訂艙報文，導入裝箱報文、處理 傳圖報文等。
(4)出口運費系統(tǒng)。
出口運費系統(tǒng)是針對出口貨物運費結(jié)算業(yè)務而編制的。系統(tǒng)可以實現(xiàn)與賬務處理系 統(tǒng)平滑接口，同時提供了多種操作方法，出口運費系統(tǒng)的主要功能模塊如下。
①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內(nèi)容進行數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢和打 印等操作。在船期表中輸入船期的基本信息，包括船名、航次、航線、預抵時間、抵港 時間、離港時間等，在此可輸入此航次下的委托方信息。
②費用模塊。用戶可針對業(yè)務進行各種費用的錄入、審核并生成發(fā)票及進行發(fā)票管 理和控制，還可以進行發(fā)票費用核收、應收賬齡分析并根據(jù)發(fā)票信息生成財務接口數(shù)據(jù)， 而且可以進行手工發(fā)票管理。
(5)進口單證系統(tǒng)。
進口單證系統(tǒng)軟件可完成提貨單數(shù)據(jù)（包括托運信息、貨物信息、裝箱信息、運費 信息等）的錄入、修改，可記錄催提、放提等情況，可打印到貨通知書、提貨單、提單、 艙單等報表并可按各種條件查詢系統(tǒng)信息。該系統(tǒng)設有靈活的報表格式調(diào)整功能，無限 級的權限設置。進口單證系統(tǒng)的主要功能模塊如下。
①船期模塊。用戶可以對船期表各項的內(nèi)容進行數(shù)據(jù)錄人、修改、刪除、查詢和打 印等操作。船期模塊包括登記船名、航次、預抵時間、抵港時間、離港時間、承運人等 數(shù)據(jù)。
②單證模塊。用戶可以針對業(yè)務進行各種單證操作，包括對提貨單的操作，對裝箱 情況、到付運費、催提情況、放提情況的操作，對進口船圖進行管理，進行校驗數(shù)據(jù)， 生成理貨船圖等操作。
(6)集裝箱管理系統(tǒng)。
集裝箱管理系統(tǒng)是一個對不同船公司、不同集裝箱公司箱體動態(tài)進行跟蹤的管理系 統(tǒng)。從卸船動態(tài)開始，到拆箱、轉(zhuǎn)移堆場、重新裝箱、裝船，最后又到卸船，形成循環(huán) 往復的過程。該系統(tǒng)的主要功能是對本地的業(yè)務管理進行強化處理，提供方便快捷的查 詢和數(shù)據(jù)豐富的報表；直接制作和打印設備交接單和滯期費；從進出口單證和堆場報文 中直接導人數(shù)據(jù)，極大地減少了用戶輸入的數(shù)據(jù)量，同時提高了數(shù)據(jù)的準確性，對不同 用戶實現(xiàn)權限管理，利于多用戶分工操作。集裝箱管理系統(tǒng)的主要功能如下。
①動態(tài)處理模塊。在此菜單項下，可進行船名航次登記、動態(tài)批量輸入、動態(tài)單箱 輸入、多箱動態(tài)修改刪除、當前歷史動態(tài)轉(zhuǎn)換等處理。
②費用模塊。對滯期費計算以及對滯期費查詢。
③通信模塊。進口單證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，出口單證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，堆場數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入。
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